דלג לתוכן הראשי

יצירת דו"ח מתוזמן

ניתן להגדיר שליחת דוחות ספציפיים נבחרים באופן קבוע בדוא"ל.

שימו לב

את הדוחות ניתן לשלוח אך ורק למשתמשים מוגדרים במערכת. כמו כן, ליצירת דו״ח מתוזמן נדרשות גם הרשאת ניהול אוטומציות וגם הרשאת ייצוא נתונים.

שלבי יצירת דו"ח מתוזמן​

  1. בתפריט הראשי יש לגשת לדוחות

  2. יש לבחור את סוג הדוח הרצוי

  3. ללחוץ על כפתור שנמצא בצד שמאל מתחת לסיכומי השיחות

  4. תיפתח החלונית הבאה:

חשוב לדעת

הדו״ח המתוזמן יורש את העמודות ואת המסננים הפעילים במסך הדוח ברגע היצירה — מה שמוצג בדוח בעת הלחיצה על כפתור היצירה הוא מה שיישלח בכל ריצה, למעט סינון המשתמשים, שנקבע לפי הנמען הנבחר. לכן, לפני פתיחת החלונית יש להגדיר בדוח את העמודות והמסננים הרצויים.

שדות הטופס​

שדהתיאור
שם הדו"חמתמלא אוטומטית בשם הדוח שממנו נפתח החלון. זהו שדה טקסט חופשי הניתן לעריכה; סוג הדוח עצמו נקבע לפי הדוח שממנו נוצר הדו"ח המתוזמן, ואינו ניתן לשינוי מתוך החלונית
בחירת נמעניםיש לבחור נמען לדו"ח מתוך רשימת המשתמשים (תוכן הדו"ח יותאם להרשאות והגישה של הנמען הנבחר)
השתמש בכתובות דוא"ל נוספותתיבת הסימון "שלח דו"ח לכתובות הנוספות גם כן" מוצגת רק כאשר לנמען הנבחר מוגדרות כתובות דוא"ל נוספות בפרופיל המשתמש. בסימון התיבה הדו"ח יישלח גם לכתובות אלה
תזמון שליחת הדו"חניתן לבחור מתי ירוץ הדו"ח - בחודשים ספציפיים, בתאריכים ספציפיים ו/או בימים ספציפיים בשבוע
שעת ריצהבאיזו שעה ירוץ הדו"ח
תקופת הדו"חעל איזה תקופה ירוץ הדו"ח. ניתן לבחור מתוך תקופות קבועות (לדוג': מתחילת השבוע / 7 הימים האחרונים / השבוע שעבר / מתחילת החודש / 30 הימים האחרונים / חודש שעבר וכו'), או לבחור באפשרות אחר — שבבחירתה נחשף שדה מספר ימים (0–365) להגדרת אורך תקופה מותאם אישית. בנוסף, עבור כל בחירות התקופה (למעט "אתמול") זמין סימון עד חצות הקודמת הקובע האם התקופה מסתיימת בחצות שקדמה לריצה
נושאנושא האימייל שיופיע בדוא"ל הנמען. אם השדה נותר ריק, יופיע כנושא שם הדו"ח הכללי בלבד (ללא תאריך). ניתן לשבץ בשדה את הערכים [DATE] (תאריך השליחה) ו-[NAME] (שם הדו"ח המתוזמן), אשר יוחלפו אוטומטית בעת השליחה — ההחלפה מתבצעת רק כאשר הערכים שובצו בנושא שהוזן
סוג שליחת הדו"חניתן לבחור פורמט בו יופיע הדו"ח: קובץ מצורף (CSV / XLSX / XML) או אימייל רגיל (Plain Email). אופציית "אימייל רגיל" מציגה את הדו"ח בגוף ההודעה ומוגבלת לכ-1000 שורות
האם לשלוח דו"ח ללא שיחותבמידה ולא היו שיחות בתקופה הנבחרת, יש לבחור האם לשלוח את הדו"ח בכל זאת (כן / לא)

שמירת הדו"ח המתוזמן​

ניתן ללחוץ על שמור או על שמור + ריצת ניסיון (במקרה זה הדו"ח יישלח באותו רגע כניסיון לכתובת הדוא"ל המוגדרת).

השפעות על המערכת​

יצירת דו״ח מתוזמן רושמת אותו ללוח הזמנים, והמערכת תשלח אותו אוטומטית במועדים שנקבעו:

  • תזמון — המערכת תריץ את הדו״ח בשעה ובתדירות שנקבעו; ריצות שהוחמצו (למשל בגלל תחזוקה) לא יפוצו אוטומטית.
  • סינון לפי הרשאות הנמען — הדו״ח מסונן לפי המספרים הנגישים למשתמש שנבחר כנמען; שינוי בהרשאות ישפיע על תוכן הדו״ח הבא.
  • שולח דוא״ל — ההודעה תישלח מהכתובת שהוגדרה בהגדרות הכלליות כשולח המערכת.
  • פורמט הקובץ — CSV/XLSX/XML/דוא״ל רגיל משפיע על הגודל והתצוגה אצל הנמען; פורמטים גדולים עלולים להיחסם בשירות הדוא״ל הנמענים.
  • ריצת ניסיון — לחיצה על "שמור + ריצת ניסיון" שולחת את הדו״ח מיד לכתובת שהוגדרה לנמען, ללא חיכוי לתזמון.
  • דו״ח ריק — ניתן להגדיר התנהגות כאשר אין שיחות בתקופה (לשלוח בכל מקרה או לדלג על השליחה).

ראו גם​