יצירת משתמש חדש
כדי ליצור משתמש חדש, יש לגשת בתפריט הראשי למשתמשים ← הוסף משתמש.
ניתן לעבור בין חמש לשוניות אשר כל אחת אחראית על הגדרות אחרות:
חשבון
לשונית זו מגדירה הגדרות בסיסיות של החשבון:
- שם משתמש (חשבון דוא"ל) - שם המשתמש איתו ייכנס המשתמש למערכת. חייב להיות בפורמט של דוא"ל.
- סיסמא - סיסמא שקובע מנהל המערכת, אותה ניתן לשנות בכל עת. הסיסמה חייבת לעמוד במדיניות הסיסמאות המוגדרת בהגדרות המערכת (אורך מינימלי ודרישות מורכבות).
- כינוי משתמש - שם המשתמש שיופיע ברשימת המשתמשים. אם משאירים את השדה ריק, הכינוי נגזר אוטומטית מכתובת הדוא"ל (החלק שלפני ה-@).
- טלפון המשתמש - אופציונלי
- טלפון SMS - אופציונלי עבור משתמש רגיל. עבור משתמ ש המסומן כמנהל מערכת השדה הופך לחובה, ויש להזין בו מספר המסוגל לקבל הודעות SMS.
- אזור זמן, פורמט תאריך, פורמט שעה ושפת מערכת - בברירת המחדל שדות אלו כבר מוגדרים לפי אזור זמן של ישראל ובשפה העברית. בשדה פורמט שעה בוחרים כיצד תוצג השעה במערכת עבור המשתמש: תצוגת 24 שעות או תצוגת AM/PM, עם או בלי שניות. אין צורך לשנות שדות אלו, אלא אם המשתמש רוצה הגדרות אחרות.
- משתמש פעיל כן/לא - מסומן ב-V, מה שאומר שהמשתמש פעיל. ניתן לשנות הגדרה זו ולהקפיא את המשתמש בכל עת.
הרשאות
ניתן להגדיר אילו הרשאות יקבל המשתמש למערכת:
הרשאות כלליות מובנות
ניתן לבחור מבין ארבע תבניות הרשאה מובנות:
- משתמש דוחות - משתמש דוחות יוכל להיכנס ולצפות אך ורק בדוחות המערכת ובלוח הבקרה. הוא לא יוכל לצפות ולנהל מספרים, משתמשים, אוטומציות והתראות או כל הגדרה נוספת. יש לשייך למשתמש מסוג זה את המספרים הרלוונטיים עבורו לצפייה.
- מנהל מספרים - צפייה בדוחות, ניהול והוספת מספרי מסקיו, וניהול תגיות אישיות. אינו רואה אוטומטית את כל מספרי המערכת אלא רק את המספרים ששויכו אליו, ואינו מנהל מערכת.
- מנהל תפעולי - הרשאות תפעול מתקדמות מעבר ל"מנהל מספרים", אך מבלי להיות מנהל מערכת מלא. כולל ניהול נתבי שיחות (IVR), ניהול אוטומציות, ניהול קבצי שמע, ניהול רשימה שחורה, פתיחה וצפייה בקריאות שירות, וניהול תוספים — בנוסף לגישה לכל המספרים, ניהול מספרים, תגיות ודוחות.
- מנהל מערכת - גישה מלאה לכל התכונות: ניהול והוספת מספרים, צפייה בדוחות, הוספה ועריכה של כללים, אוטומציות, נתבי שיחות, משתמשים, ושינוי הגדרות מערכת.
הרשאות ספציפיות
ישנה אפשרות לערוך את ההרשאות בהתאמה אישית, כלומר לסמן V במקומות הרצויים ולבנות את ההרשאות לפי הצורך. לדוגמא - ניתן לאפשר צפייה במספרי מסקיו אבל לא הוספת מספרים חדשים. ניתן לסמן אילו הגדרות מתקדמות של מספרי המסקיו יוכל המשתמש לערוך ועוד.
עץ ההרשאות הספציפיות מסודר לפי סדר התפריט הראשי: לוח בקרה, דוחות, מספרי מסקיו, ניהול אוטומציות, ניהול IVR, ניהול תוספים, תגיות, ולאחריהם קבוצת "ניהול מערכת" (ניהול רשימה שחורה, ניהול קבצי שמע, פתיחה וצפייה בקריאות שירות). כל ענף ניתן לסימון נפרד כדי לבנות הרשאות בהתאמה אישית.
תחת קבוצת "תגיות" קיימת אפשרות לאפשר למשתמש שאינו מנהל מערכת לנהל את מאגר התגיות הגלובלי (תגיות המשותפות לכל המשתמשים), ולא רק את התגיות האישיות שלו.
בנוסף, בחלקו העליון של עץ ההרשאות קיימת הרשאה עצמאית "ייצוא נתונים לקובץ", הקובעת האם המשתמש רשאי לייצא דוחות ונתונים לקובץ. עבור משתמש חדש הרשאה זו כבויה כברירת מחדל — כדי לאפשר למשתמש לייצא, יש לסמן אותה במפורש.
מספרי טלפון המוקצים למשתמש
לשונית זו אינה רלוונ טית עבור משתמש שהוא מנהל מערכת או מנהל תפעולי, כי הם יכולים לראות את כל המספרים בכל מקרה.
בלשונית זו ניתן לבחור את מספרי המסקיו אליהם תהיה למשתמש גישה. במידה ומדובר במשתמש שלא תרצו שיצפה ויערוך את כל מספרי המסקיו במערכת, יש לבחור את המספרים הרלוונטיים.
יש לבחור את המספרים הרלוונטיים בחלונית השמאלית וללחוץ על 
.
המספרים שנבחרו יעברו לרשימה בחלונית הימנית. ניתן להסיר אותם ולהחזיר לחלונית השמאלית.
הגדרות אבטחה
בחלק זה ניתן להגדיר הגדרות שישפרו את אבטחת הכניסה ש ל המשתמש למערכת.
- כניסה דו שלבית - הכניסה הדו-שלבית מחויבת עבור כל משתמשי המערכת, ולכן התיבה מסומנת ונעולה ולא ניתן לבטלה. שיטת האימות אחידה לכל החשבון ונקבעת בשדה "סוג כניסה דו-שלבית" שבלשונית הגדרות האבטחה בהגדרות המערכת: קוד בן שש ספרות הנשלח בדוא"ל (ברירת המחדל), קוד הנשלח ב-SMS, שילוב של שניהם, או אפליקציית אימות כדוגמת Google Authenticator — שבה בכניסה הראשונה מוצג למשתמש ברקוד (QR) לסריקה באפליקציה, ולאחר מכן הוא מזין בכל התחברות את הקוד מהאפליקציה. פירוט מלא של תהליך ההתחברות מופיע בעמוד כניסה למערכת והזדהות.
- הגבלת גישת משתמש לכתובות IP - ניתן להזין כתובות IP ספציפיות שרק מהן יוכל המשתמש/ים להיכנס למערכת. כל ניסיון התחברות מכתובת IP שאינה מוגדרת לא יתאפשר.
שליחת דוחות בדוא"ל
בחלק זה ניתן להגדיר דוחות אוטומטיים קבועים שיישלחו למשתמש ברמה היומית, השבועית והחודשית. מדובר על דוחות מובנים של מסקיו.
הדוחות יישלחו בסוף יום ל כתובת הדוא"ל שהוגדרה בשם המשתמש.
דוגמא מהדוח:
בכל דוח ניתן להגדיר את כותרת הדוא"ל שתופיע למשתמש, אילו חלקים מהדוח יישלחו למשתמש והאם הדוח יישלח גם אם אין נתונים לשליחה.
שליחת הדוחות לכתובת דוא"ל נוספות
ניתן להוסיף כתובות דוא"ל נוספות שיקבלו את הדוחות האוטומטיים.
לאחר שהוגדרו ההגדרות הרצויות וסומנו הדוחות שיישלחו למשתמש, יש ללחוץ על שמור.
בדיקת תקינות
ניתן לבצע בדיקה האם המשתמש הוגדר באופן תקין ורצוי לפני שנעביר לו את פרטי הגישה.
- בניהול המשתמשים, יש למצוא את שורת המשתמש שהקמנו, ובעמודת פעולות יש ללחוץ על השתלט:
-
כעת נתחבר למערכת בשמו של אותו משתמש ונוכל לראות מה הוא רואה כשהוא נכנס למערכת, כך נוודא שיש לו גישה רק לממשקים הרצויים.
-
לאחר 'השתלט' מוצג בראש המסך פס התראה ("צופה כמשתמש: ... מחובר כ: ...") עם כפתור "חזור לחשבון שלי". משסיימנו את הבדיקה, יש ללחוץ עליו כדי לחזור מיד לחשבון המקורי — אין צורך להתנתק ולהתחבר מחדש.
השפעות על המערכת
יצירת משתמש חדש משפיעה מידית על מספר תחומים במערכת:
- הרשאות — התבנית הנבחרת (משתמש דוחות / מנהל מספרים / מנהל תפעולי / מנהל מערכת) קובעת אילו מסכים יהיו נגישים; ניתן לשנות בכל עת בעריכה
- שיוך למספרים — לשונית "מספרים המוקצים" קובעת מה המשתמש רואה בדוחות, לוח הבקרה וניהול המספרים; אינה רלוונטית למנהל מערכת שרואה הכל
- כניסה דו‑שלבית (2FA) — מחויבת עבור כל המשתמשים; בכל התחברות נדרש קוד אימות לפי השיטה שנקבעה בהגדרות המערכת (דוא"ל, SMS או אפליקציית אימות)
- הגבלת IP — רשימת IP‑ים מוגדרת חוסמת כניסה מכל מקום אחר; מתנהלת בעת ניסיון הכניסה
- דוחות אוטומטיים למייל — ההגדרה יוצרת דוחות מתוזמנים שנשלחים למשתמש באופן אוטומטי ברמה היומית/שבועית/חודשית
- טלפון SMS — מספר זה הוא היעד של אירועי אוטומציה מסוג SMS לכתובת המשתמש
- "השתלט" — מנהל יוכל להתחבר כמשתמש; פעולות שיבצע בזמן ההשתלטות יירשמו בלוג השינויים בשם המשתמש שעליו השתלט, ולא בשם המנהל