יצירת משתמש חדש
כדי ליצור משתמש חדש, יש לגשת בתפריט הראשי למשתמשים ← הוסף משתמש.
ניתן לעבור בין חמש לשוניות אשר כל אחת אחראית על הגדרות אחרות:
חשבון
לשונית זו מגדירה הגדרות בסיסיות של החשבון:
- שם משתמש (חשבון דוא"ל) - שם המשתמש איתו ייכנס המשתמש למערכת. חייב להיות בפורמט של דוא"ל.
- סיסמא - סיסמא שקובע מנהל המערכת, אותה ניתן לשנות בכל עת.
- כינוי משתמש - שם המשתמש שיופיע ברשימת המשתמשים.
- טלפון המשתמש - אופציונלי
- טלפון SMS - אופציונלי
- אזון זמן, פורמט תאריך ושפת מערכת - בברירת המחדל שדות אלו כבר מוגדרים לפי אזור זמן של ישראל ובשפה העברית. אין צורך לשנות שדות אלו, אלא אם המשתמש רוצה אזור זמן או שפה אחרים.
- משתמש פעיל כן/לא - מסומן ב-V, מה שאומר שהמשתמש פעיל. ניתן לשנות הגדרה זו ולהקפיא את המשתמש בכל עת.
הרשאות
ניתן להגדיר אילו הרשאות יקבל המשתמש למערכת:
הרשאות כלליות מובנות
ניתן לבחור מבין ארבע תבניות הרשאה מובנות:
- משתמש דוחות - משתמש דוחות יוכל להיכנס ולצפות אך ורק בדוחות המערכת ובלוח הבקרה. הוא לא יוכל לצפות ולנהל מספרים, משתמשים, כללים והתראות או כל הגדרה נוספת.
- מנהל מספרים - צפייה בדוחות, ניהול והוספת מספרי מסקיו, וניהול תגיות אישיות. אינו רואה אוטומטית את כל מספרי המערכת אלא רק את המספרים ששויכו אליו, ואינו מנהל מערכת.
- מנהל תפעולי - הרשאות תפעול מתקדמות מעבר ל"מנהל מספרים", אך מבלי להיות מנהל מערכת מלא. כולל ניהול נתבי שיחות (IVR), ניהול אוטומציות, ניהול קבצי שמע, ניהול רשימה שחורה, פתיחה וצפייה בקריאות שירות, וניהול תוספים — בנוסף לגישה לכל המספרים, ניהול מספרים, תגיות ודוחות.
- מנהל מערכת - גישה מלאה לכל התכונות: ניהול והוספת מספרים, צפייה בדוחות, הוספה ועריכה של כללים, אוטומציות, נתבי שיחות, משתמשים, ושינוי הגדרות מערכת.
הרשאות ספציפיות
ישנה אפשרות לערוך את ההרשאות בהתאמה אישית, כלומר לסמן V במקומות הרצויים ולבנות את ההרשאות לפי הצורך. לדוגמא - ניתן לאפשר צפייה במספרי מסקיו אבל לא הוספת מספרים חדשים. ניתן לסמן אילו הגדרות מתקדמות של מספרי המסקיו יוכל המשתמש לערוך ועוד.
עץ ההרשאות הספציפיות מסודר לפי סדר התפריט הראשי: לוח בקרה, דוחות, מספרי מסקיו, ניהול אוטומציות, ניהול IVR, ניהול תוספים, תגיות, ולאחריהם קבוצת "ניהול מערכת" (ניהול רשימה שחורה, ניהול קבצי שמע, פתיחה וצפייה בקריאות שירות). כל ענף ניתן לסימון נפרד כדי לבנות הרשאות בהתאמה אישית.
תחת קבוצת "תגיות" קיימת אפשרות לאפשר למשתמש שאינו מנהל מערכת לנהל את מאגר התגיות הגלובלי (תגיות המשותפות לכל המשתמשים), ולא רק את התגיות האישיות שלו.
מספרי טלפון המוקצים למשתמש
לשונית זו אינה רלוונטית עבור משתמש שהוא מנהל מערכת או מנהל תפעולי, כי הם יכולים לראות את כל המספרים בכל מקרה.
בלשונית זו ניתן לבחור את מספרי המסקיו אליהם תהיה למשתמש גישה. במידה ומדובר במשתמש שלא תרצו שיצפה ויערוך את כל מספרי המסקיו במערכת, יש לבחור את המספרים הרלוונטיים.
יש לבחור את המספרים הרלוונטיים בחלונית השמאלית וללחוץ על 
.
המספרים שנבחרו יעברו לרשימה בחלונית הימנית. ניתן להסיר אותם ולהחזיר לחלונית השמאלית.
הגדרות אבטחה
בחלק זה ניתן להגדיר הגדרות שישפרו את אבטחת הכניסה של המשתמש למערכת.
- כניסה דו שלבית - ניתן לסמן בV כניסה דו שלבית ואז יתווסף לעמוד ההתחברות ברקוד אותו יצטרך המשתמש לסרוק בעזרת אפליקציית סריקה מיוחדת שתיתן לו קוד בעל שש ספרות אותן יזין כדי להשלים את ההתחברות.
- הגבלת גישת משתמש לכתובות IP - ניתן להזין כתובות IP ספ ציפיות שרק מהן יוכל המשתמש/ים להיכנס למערכת. כל ניסיון התחברות מכתובת IP שאינה מוגדרת לא יתאפשר.
שליחת דוחות בדוא"ל
בחלק זה ניתן להגדיר דוחות אוטומטיים קבועים שיישלחו למשתמש ברמה היומית, השבועית והחודשית. מדובר על דוחות מובנים של מסקיו.
הדוחות יישלחו בסוף יום לכתובת הדוא"ל שהוגדרה בשם המשתמש.
דוגמא מהדוח:
בכל דוח ניתן להגדיר את כותרת הדוא"ל שתופיע למשתמש, אילו חלקים מהדוח יישלחו למשתמש והאם הדוח יישלח גם אם אין נתונים לשליחה.
שליחת הדוחות לכתובת דוא"ל נוספות
ניתן להוסיף כתובות דוא"ל נוס פות שיקבלו את הדוחות האוטומטיים.
לאחר שהוגדרו ההגדרות הרצויות וסומנו הדוחות שיישלחו למשתמש, יש ללחוץ על שמור.
בדיקת תקינות
ניתן לבצע בדיקה האם המשתמש הוגדר באופן תקין ורצוי לפני שנעביר לו את פרטי הגישה.
- בניהול המשתמשים, יש למצוא את שורת המשתמש שהקמנו, ובעמודת פעולות יש ללחוץ על השתלט:
-
כעת נתחבר למערכת בשמו של אותו משתמש ונוכל לראות מה הוא רואה כשהוא נכנס למערכת, כך נוודא שיש לו גישה רק לממשקים הרצויים.
-
לאחר 'השתלט' מוצג בראש המסך פס התראה ("צופה כמשתמש: ... מחובר כ: ...") עם כפתור "חזור לחשבון שלי". משסיימנו את הבדיקה, יש ללחוץ עליו כדי לחזור מיד לחשבון המקורי — אין צורך להתנתק ולהתחבר מחדש.
השפעות על המערכת
יצירת משתמש חדש משפיעה מידית על מספר תחומים במערכת:
- הרשאות — התבנית הנבחרת (משתמש דוחות / מנהל מספרים / מנהל תפעולי / מנהל מערכת) קובעת אילו מסכים יהיו נגישים; ניתן לשנות בכל עת בעריכה
- שיוך למספרים — לשונית "מספרים המוקצים" קובעת מה המשתמש רואה בדוחות, לוח הבקרה וניהול המספרים; אינה רלוונטית למנהל מערכת שרואה הכל
- כניסה דו‑שלבית (2FA) — מופעל לפי משתמש; דורש קוד מאפליקציית Authenticator בכל התחברות
- הגבלת IP — רשימת IP‑ים מוגדרת חוסמת כניסה מכל מקום אחר; מתנהלת בעת ניסיון הכניסה
- דוחות אוטומטיים למייל — ההגדרה יוצרת דוחות מתוזמנים שנשלחים למשתמש באופן אוטומטי ברמה היומית/שבועית/חודשית
- טלפון SMS — מספר זה הוא היעד של אירועי אוטומציה מסוג SMS לכתובת המשתמש
- "השתלט" — מנהל יוכל להתחבר כמשתמש; כל פעולה תירשם בשם המשתמש המקורי בלוג השינויים